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São mais de 3,5 milhões de imagens a serem digitalizas
Transparência, tecnologia e rapidez. Eis três dos principais aspectos contidos no processo de organização e digitalização de documentos pelo qual a Secretaria do Emprego e Relações do Trabalho (SERT) vem sendo submetida desde junho deste ano. Com previsão de término para junho de 2014, o projeto é composto por quatro etapas: organização do arquivo, digitalização de imagens, criação do CEDOC (Centro de Documentação) e implantação do sistema de Gestão Documental.
“A população será beneficiada diretamente, principalmente em função da agilidade da disponibilidade de informação”, pontua o secretário de Estado do Emprego, Tadeu Morais. “De acordo com a empresa contratada, temos documentos datados de 1920 do Governo do Estado”, acrescenta o titular.
Uma equipe composta por 15 profissionais - 12 assistentes administrativos, um analista de teste, um analista documental e uma gerente de projeto – trabalha na sede da pasta desde o início do processo, além do trabalho dos arquivistas e analistas de processos, reponsáveis por todo estudo institucional e mapeamento dos departamentos. Segundo a gerente Giuliana Bertoli, os documentos deteriorados pelo tempo constitui a maior dificuldade encontrada até o momento para a realização dos trabalhos. “Temos 500 metros lineares de arquivos para organizar. São mais de 3,5 milhões de imagens a serem digitalizas”, destaca.
Nestes três primeiros meses de trabalho, a equipe foca esforços na documentação do RH. “Neste momento, nossos esforços estão na padronização de todos os prontuários, o que facilitará a busca em um futuro próximo”, diz Bertoli. Como ferramentas, os profissionais utilizam computadores, scanners e softwares de alta precisão. Contudo, boa parte do trabalho ainda é desenvolvido de forma manual.
O processo de organização do acervo passará, ao todo, por cinco fases: triagem e digitalização dos documentos, controle de qualidade das imagens, indexação de dados e repreparo das caixas.
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